Thống nhất nguồn dữ liệu đầu vào
C&B thường phụ trách dữ liệu lương và phúc lợi; kế toán cần đối chiếu dữ liệu được duyệt với việc ghi nhận và thanh toán. Mỗi kỳ nên có một phiên bản chốt và quy định người được phép điều chỉnh, tránh tình trạng các bộ phận dùng những file khác nhau.
Các điểm nên kiểm tra trước khi chuyển tiền
- Danh sách nhân sự, thời gian làm việc và các thay đổi trong kỳ.
- Dữ liệu công, nghỉ và các khoản điều chỉnh có phê duyệt.
- Tổng lương, các khoản khấu trừ và số thực trả khớp nhau.
- Thông tin người nhận và danh sách thanh toán được kiểm tra riêng.
- Các khoản chưa trả hoặc chi bổ sung được theo dõi tới khi tất toán.
Bàn giao có người chịu trách nhiệm
Ghi rõ ai chốt công, ai duyệt lương và ai thực hiện thanh toán. Sau kỳ trả lương, kế toán đối chiếu chứng từ chi với bảng đã duyệt; nhân sự theo dõi thắc mắc và điều chỉnh. Dữ liệu lương là thông tin cần giới hạn quyền truy cập, không nên chia sẻ toàn bộ danh sách chỉ để xác nhận một khoản chi.