Tách việc sắp xếp khỏi việc xác định thời hạn lưu
Tài liệu kế toán cần được bảo quản đầy đủ, an toàn và có thể tra cứu. Một cấu trúc thư mục thuận tiện không thay thế việc xác định loại hồ sơ, trách nhiệm lưu trữ và thời hạn theo quy định. Trước khi dọn kho, cần kiểm tra tài liệu nào còn phải giữ.
Một cách chia hồ sơ dễ triển khai
- Chia theo năm, kỳ kế toán và nhóm nghiệp vụ.
- Đặt mã hồ sơ thống nhất giữa bản giấy và dữ liệu điện tử.
- Lập mục lục có ngày chứng từ, đối tượng, người giữ và vị trí lưu.
- Đánh dấu hồ sơ thiếu, hồ sơ đang đối chiếu và hồ sơ đã hoàn tất.
Hạn chế rủi ro khi chia sẻ dữ liệu
Chỉ cấp quyền cho người cần xử lý công việc, tách quyền xem và quyền sửa, đồng thời có bản sao lưu phù hợp. Khi bàn giao cho đơn vị dịch vụ, nên lập danh mục hồ sơ kèm thời gian nhận, cách trao đổi và đầu mối liên hệ. Không đưa mật khẩu hoặc dữ liệu nhân sự vào thư mục dùng chung rộng rãi.